Қажеті жоқ телефон әңгімелері, түнге дейінгі жұмыстар, іш пысарлық жиналыстар мен күнделікті қауырт тапсырмалар тудыратын стресс — осының бәрінен де құтылуға болады. Уақытты босқа өткізбес үшін жұмыс күніңізді дұрыс құрайтын болсаңыз, болғаны. Өз уақытыңызды басқарып отыру өнері тайм-менеджмент деп аталады.
Тайм-менеджмент корпоративті (компанияны басқару шеберлігі) және жеке (өз уақытыңызды ұйымдастыру) тайм-менеджменті болып бөлінеді. Жеке уақытыңызды басқарып үйренетін болсаңыз, толық кәсіпорынның жұмысын да ұйымдастыра аласыз.
Жеке тайм-менеджментке арналған пайдалы кеңестер:
1. Қайталанатын ұсақ жұмыстардың бәрін дағдылы әрекетке айналдырыңыз.
2. Уақыттың бір мезетінде бір ғана іспен айналысыңыз.
3. Басымдылықты анықтап алыңыз — маңызды істерді бірінші кезекте орындаған жөн. Қалғандарын мүлдем орындамаңыз немесе тез орындаңыз.
4. Бәріне үлгеруге мүмкін емес екенін түсініңіз және өзіңізді өзіңіз кінәлаушы болмаңыз.
5. Сізбен салыстырғанда нашар жұмыс істейтіндермен бірге жұмыс жасамаңыз — олар уақытыңызды алады.
6. Өз міндеттеріңізді басқаларға жүктеуге үйреніңіз — барлығын жалғыз орындай алмайсыз.
7. Өз жұмысыңызға қызығушылық танытыңыз.
8. Белсенді есте сақтау қабілетіңізге шамадан тыс жүк түспес үшін ағымдағы істеріңізді күнделік қойын дәптеріңізге жазып жүріңіз.
9. Сөмке немесе кілтті іздеп, уақытты босқа жұмсамас үшін заттарды үйреншікті орында сақтаңыз.
10. Тапсырмалардың орындау уақытын белгілеп алыңыз — бұл оларды тезірек бітіруге септігін тигізеді немесе керісінше біраз уақытқа оларды ұмытуға көмектеседі.
11. Қажетсіз телефон әңгімелерінен аулақ болыңыз.
12. Алдыңызға жетуге оңай емес, биік мақсаттарды қойыңыз.
13. Қалжырауға бой бермеңіз —міндеттеріңіздің тез орындалуына демалыссыз жұмыс көмектеспейді, керісінше еңбек қабілетіңізді төмендетеді.
14. Тапсырманы орындап біткесін өзіңізді ынталандыруға ұмытпаңыз және мүмкіндігіңізше тынығып алыңыз (жол тығынында немесе бастығыңыздың іш пыстырар жиналысы кезінде).
Қажетсіз телефон әңгімелерден аулақ болудың жолдары:
1. Әңгіме созылып кетті деп ойласаңыз, әңгімелесушіңіздің сөзін сыпайы түрде бөлуден қорықпаңыз.
2. Тек аса маңызды жағдайларда ғана қоңырау соғыңыз — кейде e-mail жазсаңыз да жетіп жатады.
3. Егер де қоңырау шалған абоненттің нөмірін білсеңіз және бұл адам сізге жұмыс бабымен емес, жай ғана қоңырау шалатынында сенімді болсаңыз, жауап бермеңіз.
4. Телефонмен қысқа да нұсқа сөйлесіңіз.
Франклин жүйесі
Бенджамин Франклиннің жүйесі негізінде барлық үлкен тапсырмаларды ұсақ тапсырмаларға бөліп, ал сол ұсақ тапсырмаларды өз ішінен тағы бөліп тастау қажет. Визуалды түрде бұл көп сатылы пирамидаға ұқсайды. Пирамиданың алғаш қабаты — өмір құндылықтарын анықтау (жанұя, жұмыс, әлемді тану, ақша, билік). Екінші қабат — биік мақсаттарды құрастыру (көп балалы әке болу, компания басшысы немесе депутат болу). Үшінші қабат — бас жоспар жазу, яғни мақсатқа жету жолында басты сатыларды атап өту (үйлену, үй болу, шетелдік компанияда қызмет жасау). Төртіншісі — ұзақ мерзімді жоспар жасау (бірнеше жылға) және онда нақты мақсаттар мен нақты мерзімді көрсету (универститетке түсу және т.б.). Бесінші қабат — қысқа мерзімді (бірнеше аптадан бірнеше айға дейін). Алтыншы және соңғы қабат — қысқа мерзімнің ішінде бар мақсаттың біреуіне жетуге көмектесетін бүгінгі күнге жоспар құру.
Эйзенхауэр принципі
Бұл ереже барлық тапсырмаларды төрт топқа бөлуден құралған:
1) қауырт/маңызды — оларды өзіңіз және жедел орындауыңыз қажет;
2) қауырт/маңызыды емес — егер де бұл тапсырмаларды орындау үшін арнайы білім мен біліктілік қажет болмаса, оларды бағынышты қызметкерлеріңізге тапсырыңыз;
3) қауырт емес/маңызды — қауырт болып қалмайтындай, оларды өзіңіз шешіңіз;
4) қауырт емес/маңызды емес — олардан мүлдем бас тарту қажет.
Mojazarplata.kz